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¿Conoce usted las Buenas Prácticas en la Administración de Proyectos?

Miércoles, 24 de junio de 2009 3 comentarios

por Carlos Segura

Sin un proceso de administración sano, es casi imposible que un proyecto tenga éxito. Las Buenas Prácticas en la Administración de Proyectos enfatizan las prácticas que permiten al Líder el administrar proyectos de manera consistente.

Planeación Formal y Calendarización

Objetivo:

Facilitar la organización y la comunicación entre los miembros del equipo y asegurar comunicación consistente entre todos los jugadores. Además, un plan formal fija la base contra la cual se va a medir el progreso del proyecto.

Buenas Prácticas:

  • Identificar y documentar las estrategias de mitigación del riesgo y el plan.
  • Crear archivos de proyecto por temas como planes, reportes de estatus, minutas de juntas, etc.
  • Asigne recursos específicos a tareas para identificar a las partes responsables.
  • Determinar quiénes y cuáles son los recursos críticos del proyecto, identificar la ruta crítica y revisarla frecuentemente.
  • Desde el principio, siempre involucre a los usuarios, jefes y patrocinadores relevantes en cada actividad del proyecto. Use herramientas apropiadas para asegurar que el plan está tan completo como es posible.
  • Identifique a todos los usuarios y patrocinadores.
  • Desarrolle calendarios realistas. El plan del proyecto establece la base. El calendario se refina en base periódica para incluir actualizaciones conforme datos adicionales del proyecto aparecen.
  • Conduzca una revisión formal de colegas como una manera muy efectiva de tomar experiencias de otros equipos.

Seguimiento y Reportes

Objetivo:

Hay que reportar el progreso del proyecto y facilitar la comunicación entre todas las partes involucradas.

Buenas Prácticas

  • Hacer juntas semanales o quincenales con el usuario, el patrocinador y la administración para comunicar el estado del proyecto.
  • La comunicación directa hace más fácil el obtener compromiso y obtener respuesta inmediata si sale cualquier contratiempo.
  • Asegurar que los datos usados en los diferentes reportes proceden de una misma fuente y mantienen la integridad.
  • Reporte el estado del proyecto contra el plan acordado. Como guía, este estado debe incluir tareas/hitos cumplidos, temas que requieran atención, comentarios de los siguientes pasos, cualquier cambio en los planes, tiempos y costos actuales y los no considerados.
  • Distribuir minutas del estado, particularmente en proyectos donde hay muchos participantes.

Identificar Problemas Abiertos para Resolución.

Objetivo:

Implantar y administrar el proceso para detectar, dar seguimiento y resolver los problemas abiertos.

Buenas Prácticas

  • Asignar números de control a los problemas.
  • Dar seguimiento al estado de cada problema.
  • Asignar cada problema a un individuo para su seguimiento y resolución.
  • Actualice los planes de proyecto, lista de tareas y responsables semanalmente, revalidando los planes antes de su publicación.
  • Avise a las partes interesadas de cualquier impacto en el calendario.
  • Premie la resolución de problemas de tal forma que enfatice la resolución proactiva de problemas contra la reactiva.

Escalamiento

Objetivo:

Obtener de la Dirección la aprobación de recursos adicionales, ayuda, autorización para actualizar el proyecto o inclusive, su cancelación.

Buenas Prácticas

  • Identificar el nivel de escalamiento requerido para cada problema dado.
  • Estar consciente de presiones políticas, prioridades, ramificaciones y sensibilidades del proyecto.
  • Para cada escalamiento entender la prioridad del proyecto y determinar tiempo de respuesta requerido, investigar soluciones alternativas, definir qué apoyo se requiere de la Dirección, usar influencia y la red para facilitar la resolución.
  • Administrar la implantación de la solución después del escalamiento.
  • Comunicar claramente el impacto y el resultado a la Dirección, los patrocinadores y el equipo.

Si desea conocer más al respecto comuníquese con nosotros, somos expertos en administración de proyectos y podemos asesorarlo.