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Aprenda a Escribir Correctamente

Miércoles, 21 de abril de 2010 Dejar un comentario Ir a comentarios

Con el crecimiento de la tecnología, específicamente en lo referente a las redes sociales, blogs, mensajería instantánea y micro-blogs, se está viendo un deterioro en el cuidado de la ortografía y la redacción.

Escribir Con el fin de enviar mensajes rápidamente, con un número de caracteres limitado y utilizando un teclado de teléfono, las palabras son recortadas, mal abreviadas e incluso cambiadas y a la ortografía se le pone poca o nula atención.

Esto está generando un nuevo tipo de lenguaje que, con el tiempo, va a llegar a ser oficial y las reglas que hoy son informales se van a documentar.

El problema es que esa manera de redactar y ese descuido en la ortografía y la redacción se están llevando al mundo empresarial.

Me refiero a los memorandos internos de las empresas –o memos-, enviados por papel impreso o mayormente por correo electrónico.

En una empresa, un ejecutivo promedio puede recibir decenas de estos memorandos al día. La mayoría de ellos no contienen ninguna información que sea valiosa para alguno de los receptores del mensaje y la mayoría de ellos están mal escritos.

Entre sus deficiencias se encuentra:

  • Contienen demasiadas palabras. Un memorando debe ser corto por naturaleza.
  • Están mal organizados. En muchos casos, los memos comienzan con una gran introducción indicando los antecedentes o la historia antes de llegar a la “carne” del asunto.
  • No indican el punto. Hay memos en donde se dedica tanto espacio a indicar antecedentes y puntos de vista que se olvidan de indicar qué se requiere del lector.
  • Son ostentosos. A veces utilizan muchas palabras rimbombantes y términos muy técnicos dando rodeos muy grandes antes de llegar al punto.
  • Les falta valor. Muchas veces ocultan las malas noticias, aún siendo ese su objetivo.
  • Están mal escritos. Tienen fallas lamentables en ortografía y redacción. Esto implica descuido por parte del editor y, en los peores casos, ignorancia.

Los memorandos existen para ayudar a la gente a contar historias. El tema puede ser el que sea, el objetivo es que sea exitoso. Es decir, tiene que comunicar eficientemente un tema.

Las reglas para escribir un memorando efectivo son:

  1. Escriba encabezados fuertes. Piense en los memos como noticias. El encabezado debe invitar a la acción: “Esto es lo que está pasando”, o “Estamos haciendo esto y esto es lo que usted debe hacer” o “Esto es lo que debe decirle a…”
  2. Use viñetas. Los memos existen para ser tachados y hacer notas sobre ellos. Piense en su audiencia: los gerentes hacen listas, así que deles listas útiles. Indique los pasos que deben tomar u ofrezca los puntos que deben tratar en una junta en el orden en que los requieran.
  3. Escriba en lenguaje activo conversacional. Un memo es un sustituto de una conversación directa entre las personas, así que asegúrese que se lee de esa manera. No pierda el tiempo de ellos o el suyo con plática superflua. La voz debe ser profesional sin ser pedante, urgente sin ser alarmista, al punto sin ser arrogante o insultante.
  4. Suministre buenas respuestas. Los gerentes deben anticiparse a las preguntas que les pueden hacer y usted puede ayudar incluyendo una sección que diga: “Esto es lo que podrían preguntar.” Prepare preguntas fáciles y difíciles y ofrezca respuestas útiles y directas.
  5. Indique responsables. Sea directo y específico. Cuando haya tareas por realizar indique Tarea-Responsable-Fecha.
  6. Cuide la ortografía. Utilice la corrección automática de los procesadores de texto. Hágale caso. Consulte el diccionario. Recuerde que su imagen está en juego.

El escribir memos eficientes es una habilidad muy importante para el gerente y sus superiores lo notarán. Por último, no tema corregir a otros. Hágalo asertivamente y seguramente se lo agradecerán.SoloTriangulo

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